Multichannel Posteingang – Energie Steiermark

600.000
Kundinnen & Kunden

300.000
Seiten pro Jahr

45%
gestiegene Effizienz

Der Kunde

Die Energie Steiermark mit Sitz in Graz ist das viertgrößte Energie- und Dienstleistungsunternehmen Österreichs. Nicht nur durch den Mehrheitseigentümer Land Steiermark ist das Unternehmen in der Heimatregion tief verwurzelt und fördert deren Entwicklung als verlässlicher Dienstleistungspartner und als dynamische Innovationskraft.

Das Unternehmen legt Wert auf Energieeffizienz und innovative, nachhaltige Serviceangebote in den Bereichen Strom, Erdgas, Wärme und Mobilität. Die Lösungen dazu kommen von den rund 1.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

“Unsere internen KundInnen profitieren seit der Einführung der „DigiPost“ von einem früheren Zugriff auf Ihre Tagespost, eine schnellere Verteilung an die zuständige Sachbearbeiterin bzw. Sachbearbeiter und der sofortigen Anbindung an relevante Drittsysteme (SAP, CRM, usw.). Die Erfahrung und das fachliche Know How von unserem Implementierungspartner SmartCAP waren der Schlüssel für den Erfolg!”

Mag. (FH) Ewald Muhr, MSc., AbtL Kreditoren-Management, Energie Steiermark Technik GmbH

Die Ausgangslage

Sie widmen ihre Erfahrung und Kompetenz einer fairen Partnerschaft mit den rund 600.000 Kundinnen und Kunden im In- und Ausland. Bei der Energie Steiermark ist alles im grünen Bereich: Bei der Energieerzeugung wird ausschließlich auf erneuerbare Energie aus Wasser, Wind, Sonne und Biomasse gesetzt. Im Rahmen dieser Tätigkeit fielen große Mengen von Informationen in elektronischer und papierbasierender Form an. Zu einem Teil waren bereits elektronische Workflowsysteme im Einsatz, um den gesicherten und dokumentierten Ablauf im Hause zu gewährleisten. Trotzdem entstand den Mitarbeiter/innen der Energie Steiermark ein nicht unbeträchtlicher Aufwand für die Ablage, die Verwaltung, das Weiterleiten, das Kopieren und das Ausdrucken von Dokumenten.

Die Lösung

Ziel der Umsetzung war eine Zentralisierung des Postflusses und eine lückenlose Dokumentation der darin bearbeiteten Dokumente durch die Implementierung eines so genannten „Digital Mailrooms“. Dabei sollten auch alle bisher papierbasierenden Prozesse in einem elektronischen Postprozess eingebunden werden. Die Basis der Lösung ist Kofax Capture. Kofax Capture beschleunigt hierbei Unternehmensabläufe, indem es Dokumente erfasst, in zuverlässige, jederzeit abrufbare Informationen umwandelt und diese an die Geschäftsanwendungen und Datenbanken überträgt. Ganz gleich, ob die Informationen in Papier oder elektronischer Form vorliegen, ob sie an einer zentralen Stelle eingehen, oder auf Schreibtischen und Büros im Wirkungsbereich von Energie Steiermark verteilt sind. Kofax Capture erfasst diese schnell und zuverlässig. In Kofax Capture werden die Erfassungsworkflows für die jeweiligen Dokumentenarten erstellt, konfiguriert, ggf. programmiert und auch ausgeführt.